Kfz Werkstatt Software

Nutzen

Arbeitsabläufe und Ressourcen der Kfz Werkstatt optimal organisieren und die Effektivität pro Vorgang auf einen Blick kontrollieren

  • Auftragsannahme bis Rechnungslegung
  • Lager für Material, Fahrzeuge, Radsätze
  • Bestellungen und Kalkulationen übernehmen
  • Termine und Ressourcen planen
  • Arbeitszeiten erfassen, Aufwand abrechnen
  • Effektivität kontrollieren
  • Arbeitsablauf steuern

Verfügbarkeit

Bedienung im Webbrowser auf vorhandenen PCs, Tablets, Smartphones mit LAN/WLAN überall im Firmennetzwerk

  • kmuBOX Auto überall im Firmennetz nutzen
  • Verwendung mit jedem Tablet über WLAN
  • Weiternutzung vorhandener Computer
  • keine Zusatzkosten für weitere Arbeitsplätze
  • kein Internet erforderlich
  • übergreifender Einsatz in Filialen

Komplettsystem

kmuBOX Auto ist das einsatzbereite Komplettsystem zum verlässlichen und wartungsfreien Betrieb der Kfz Werkstatt Software.

  • Eigenständigkeit bewahren und Daten vor Ort im zuverlässigen Komplettsystem speichern
  • Unternehmensdaten durch gezielte Abfragen in Marketing und Controlling nutzen
  • volle Verwendungsfreiheit eigener Daten
  • keine Installation, einschalten und sofort nutzen
  • wartungsfrei, individueller Service

Zum Zoomen die Bilder anklicken und mehr Details sehen ...

Individueller Arbeitsablauf, passende Dokumente

  • Arbeitsablauf für die Vorgangsbearbeitung selbst festlegen
  • Dokumente pro Vorgangsstatus erstellen und jederzeit ansehen
  • Vorgang abarbeiten, fakturieren, ausfertigen und an die Buchhaltung übertragen

Vorgang - vom Kundenwunsch bis zur Rechnung

  • Kundenwunsch z.B. nach Rückruf ohne Verzug durch Notizen an Kunde, Fahrzeug oder Vorgang weitergeben
  • Notizen werden im Informationsbereich angezeigt und sind umgehend für die Kollegen sichtbar
  • In kmuBOX Auto startet ein Vorgang bereits mit dem Erfassen des Kundenwunsches. Er setzt sich mit der Terminvereinbarung über die Beauftragung bis zur Rechnungslegung fort. Alle Informationen, Daten und Positionen stehen am Vorgang neben Fahrzeug- und Kundendaten zur Verfügung. Der Status zeigt, wo sich der Vorgang im Arbeitsablauf befindet.

Vorgangsstatus und Dokumentvorlagen selbst festlegen

  • Alle benötigten Vorgangsstatus können von der Kfz Werkstatt festgelegt werden. So ist der individuelle Arbeitsablauf im Betrieb durch kmuBOX Auto unterstützt.
  • Zu jedem Vorgangsstatus gibt es eine Dokumentenvorlage. Mit ihr erstellt kmuBOX Auto automatisch das passende Dokument innerhalb des Vorgangs (Auftrag, Rechnung...). So kann zu jedem Vorgangsstatus das inhaltlich passende Dokument erzeugt, abgelegt, ausgedruckt und jederzeit wieder abgerufen werden.
  • Neue Vorgänge zu Kunde oder Fahrzeug werden im selbst festgelegten Ablauf abgearbeitet und dem jeweiligen Mitarbeiter zugewiesen. Nach dem Fakturieren ist die laufende Rechnungsnummer unveränderbar vergeben. Der Vorgang kann aber bis zum Ausfertigen weiter bearbeitet werden. Erst nach seiner Ausfertigung ist ein Vorgang beendet und die Vorgangsdaten sind nicht mehr änderbar. Ein ausgefertigter Vorgang kann ggf. storniert werden.

Dokumente Vorgang bezogen speichern und abrufen

  • Dokumente jederzeit erstellen und aufrufen
  • Zentrale und geordnete Ablage aller Dokumente
  • Ausdrucken über kmuBOX Auto Drucker
  • Auftragsdruck bereits während des Kundengesprächs z.B. vom Tablet aus starten

Direktdruck kennzeichnet ausgefertigte Kunden-Dokumente

  • Um Dokumente wie Auftrag und Rechnung so abzulegen, wie sie dem Kunden übergeben wurden, werden sie beim Direktdruck über kmuBOX Auto mit dem Kennzeichen Ausfertigung markiert. Sie sind dann nicht mehr löschbar. Das Ausfertigungsdatum und der Mitarbeiter dazu sind festgehalten.

Anzeige einer Rechnung im Dialog Vorgang im Reiter Dokumente nach der Aktion Dokument ansehen

Telefonieren mit Kunden

  • Ein Fingertipp neben das Feld Telefon startet auf mobilen Endgeräten (Smartphone) den Telefonanruf mit diesem Kunden. Die Telefonnummer muss nicht mehr eingegeben werden. Das spart Zeit.

Angepasste Benutzeroberfläche auf kleinen Displays

  • Die angepasste Benutzeroberfläche ermöglicht das Arbeiten mit kmuBOX Auto auch auf kleinen Displays, wie z.B. auf Smartphones und Tablets.
  • kmuBOX Auto wird optimiert auf die verfügbare Displaybreite dargestellt.
  • Die zugehörigen Fahrzeuge, Vorgänge und Termine zum Kunden kommen durch Scrollen nach unten in den Sichtbereich.

Kunde, Fahrzeug, Vorgang

  • Der Kunde ist Ausgangspunkt für alle weiteren mit ihm verknüpften Daten.
  • Ein Vorgang wird entweder am Kunde oder am Fahrzeug eines Kunden angelegt.
  • Im Dialog Kunde sind alle ihm zugeordneten Fahrzeuge, Vorgänge und Termine zur Navigation dorthin angezeigt.

Anzeige Kunde auf Smartphone Display

Dokumente zum Fahrzeug papierlos abrufen

  • Fahrzeugdokumente einscannen und speichern
  • Mobile Endgeräte speichern Fotos am Fahrzeug
  • Dokumente stehen papierlos zum Ansehen am aufgerufenen Fahrzeug bereit
  • Ausdruck weiterhin bei Bedarf möglich

Dokumente elektronisch in gesamter Werkstatt verfügbar

  • Zum Fahrzeug gehörende Dokumente wie Zulassung, Schadensgutachten oder Vermessungsprotokolle können nach dem Einscannen am Fahrzeug abgelegt werden.
  • Ausdruck und die Ablage als Papierdokument entfallen, denn sie stehen direkt am Fahrzeug zum Ansehen in der gesamten Werkstatt zur Verfügung.
  • Vorteil ist neben der Einsparung der Druckkosten vor allem das dauerhafte Ablegen der Dokumente als elektronischen Datensatz.
  • Die Nachfrage beim Kunde nach der Zulassung kann oft entfallen.

Übersichtlichkeit und exakte Zuordnung

  • jedes Fahrzeug ist exakt einem Kunden zugeordnet
  • keine doppelte Zuordnung bei Besitzerwechsel
  • Vorgänge verbleiben am Fahrzeug (komplette Historie gewährleistet)
  • Übersicht der Vorgänge auf gesamten Dialogbereich möglich
  • einem Kunden können gleichzeitig mehrere Fahrzeuge zugeordnet sein

Kundenzuordnung änderbar

  • Kundenzuordnung wird immer am Fahrzeug geändert (z. B. bei Besitzerwechsel)
  • dadurch kann kein Fahrzeug mehreren Kunden zugeordnet sein

Radsätze und Termine

  • eingelagerte Radsätze mit Status eingelagert oder montiert werden am Fahrzeug angezeigt
  • Fahrzeugtermine werden am Fahrzeug angezeigt
  • direkte Navigation von der Anzeige zu Radsatz bzw. Termin

Fahrzeuge kaufen und verkaufen

  • automatischer Besitzerwechsel bei Ankauf und Verkauf eines Fahrzeuges
  • kein Besitzerwechsel bei Verkauf auf Kommision
  • beim Ankauf eines Fahrzeuges wechselt es in den Bestand der Werkstatt
  • gleichzeitig wird es als Artikel mit Preisen im Lager angelegt
  • angekaufte Fahrzeuge werden als Fahrzeugposition im Kundenvorgang verkauft

Fahrzeuge einlagern

  • Beim Einlagern eines Fahrzeuges wird es als Artikel mit Lagerort im Lager angelegt.
  • Die eingelagerten Fahrzeuge sind in der Zentrale mit der Suchfunktion Lagersuche Option Fahrzeuge z.B. bezogen auf den Lagerort abrufbar.

Anzeige einer eingescannten Zulassung im Reiter Dokumente nach der Aktion Dokument ansehen

Vorschlaglisten optimierten die Dateneingabe

  • Auswahl der Artikel aus dem Lagerbestand über Vorschlaglisten
  • Bestandsführung automatisch für gekennzeichnete Artikel
  • Lieferant bezogene Artikelauswahl beim Erfassen der Materialpositionen
  • Abweichenden Einzelpreis mit Speicheroption verwenden
  • Artikel wahlweise direkt erfassen, über den Einkauf eingeben oder aus Bestellungen und DAT-Kalkulationen importieren

Anzeige passende Auswahl und Lagerbestand

  • Vorschlaglisten zeigen während der Eingabe die passende Auswahl an. Geeignete Eingabefelder in kmuBOX Auto sind mit einer Vorschlagliste versehen. Zum Beispiel werden Vorgangspositionen wie Material, Arbeitswerte oder Dienstleistungen bei erstmaliger Eingabe neu angelegt und können zur Wiederverwendung gespeichert werden.
  • Die Vorschlagliste zeigt passend zur Eingabe die möglichen Artikel aus dem Lagerbestand an.

Automatisches Befüllen aller Felder bei Artikelauswahl

  • Bei Auswahl eines vorgeschlagenen Artikels werden alle weiteren Felder, z.B. Einzelpreis, automatisch ausgefüllt.

Jeder Vorgang kann einem Mitarbeiter zur Bearbeitung zugewiesen werden.

  • exakte Zuweisung von Arbeitsaufträgen
  • Liste zugewiesener Vorgänge in der Suchzentrale
  • papierlose Kfz Werkstatt

Arbeitsprozess steuern

  • Vorgänge in Bearbeitung können nach einem von der KfZ Werkstatt festgelegten Ablauf von Mitarbeiter zu Mitarbeiter bis zur Erledigung weitergereicht werden, z.B. Auftragsannahme, Lager, Werkstatt, Abholung, Buchhaltung.

Auswahl eines Lagerartikels aus der Vorschlagliste im Dialog Vorgang im Reiter Material bei der Eingabe im Feld ET-Nummer

Termine planen und Auslastung sehen

  • Termine am Kunde, am Fahrzeug oder direkt für einen Vorgang eintragen
  • Eigene Resourcen (z.B. Hebebühnen, Montageplätze, Verkäufer) festlegen und beplanen
  • Auslastung der Resourcen im Überblick
  • Terminüberschneidungen sind sichtbar
  • Zwischen Wochenansicht und Tagesansichten wechseln
  • Vom Termin direkt zu Kunde, Fahrzeug oder Vorgang springen
  • Alle Termine Kunden bezogen in der Suchzentrale finden

Termine bezogen auf Resourcen in der Tagesansicht im Dialog Planer nach Klick auf den Wochentag

Kontrolle der Effektivität, Abrechnen nach Aufwand

  • Dokumentation aller Leistungen mit Zeit und Mitarbeiter
  • Erfassen der Zeitaufwände durch Ein- und Ausstechen direkt am Vorgang
  • Abrechnung nach zeitlichem Aufwand in Servicepositionen
  • Kontrolle der Effektivität mit effektivem Stundensatz
  • Zuordnung mit individuell einstellbaren Kategorien

Effektivität auf einen Blick kontrollieren

Die abgerechnete Arbeitsleistung sollte vor Rechnungslegung geprüft und ggf. korrigiert werden. Das Tortendiagramm im Dialog zeigt dabei, ob die abzurechnende Leistung und der tatsächliche Zeitaufwand übereinstimmen.

Ist die Torte nicht vollständig grün, war der Arbeitsaufwand höher als abgerechnet.

Nach Korrektur zeigt der Dialog die aktualisierte Effektivität der Arbeitswerte zur erneuten Prüfung an.

Die Berechnung der Effektivität erfolgt nach den Arbeitswertpositionen im Vorgang, den hinterlegten Stundensätzen für die Reparaturarten sowie dem erfassten Zeitaufwand.

Zeitaufwand Mitarbeiter- und Vorgangsspezifisch erfassen

Zeitaufwände werden am direkt am Vorgang erfasst. Jeder entstandene Aufwand ist bezogen auf den ausführenden Mitarbeiter dokumentiert.

Aufwand als Einzelpositionen oder Summe abrechnen

Zeitaufwände können mit einheitlichem Stundensatz als Summe in Servicepositionen oder als Einzelpositionen mit verschiedenen Stundensätzen abgerechnet werden. Eine Abrechnung Zug um Zug ist dabei möglich. Eine doppelte Abrechnung ist ausgeschlossen.

Anzeige Effektivität Arbeitswert zur Überprüfung der berechneten Arbeitsleistungen auf einen Blick

Arbeitszeiten im Blick

  • Dokumentation der Arbeitszeiten
  • Auswertung der Arbeitszeiten
  • Zugriff auf Arbeitszeiten aller Mitarbeiter durch Administrator

Einfache Zeiterfassung

  • Zeiten werden einfach durch Einstechen und Ausstechen auf den aktuellen Vorgang erfasst. Mitarbeiter prüfen ihre eingetragenen Tages- und Wochenarbeitszeiten und korrigieren sie, falls erforderlich.

Zeiterfassung bei Mindestlohn

  • Zeiterfassung für Mitarbeiter, die zum gesetzlichen Mindestlohn beschäftigt sind, ist gesetzlich vorgeschrieben. Die Zeiten können dokumentiert und damit nachgewiesen werden.

Übersicht erfasster Arbeitszeiten für Mitarbeiter und Stichtag sowie der Wochen- und Tagessumme nach Aufruf Hauptmenü Zeiten

Zentrale mit Zugriff auf alle Daten

  • Anzeige zur Bearbeitung zugewiesener Vorgänge
  • Kundensuche über alle Datenfelder
  • Fahrzeugsuche z.B. nach Kennzeichen
  • Vorgangssuche z.B. nach Bearbeiter, Status, Zeiträume
  • Terminsuche Kunden bezogen
  • Artikelsuche im Lagerbestand
  • Fahrzeugsuche für An- und Verkauf
  • Radsatzsuche im Lagerbestand

Optionen zur gezielten Suche

  • Daten nach Suchbegriffen suchen
  • zusätzlich zahlreiche Suchoptionen
  • zuletzt verwendete Suche gespeichert

Navigation aus Trefferliste und Informationsbereich

  • Informationsbereich zur Übersicht auf die gesamte Anzeige ausdehnen
  • Anzeige dem Benutzer zugewiesener Vorgänge im Informationsbereich
  • Vorgänge mit neuen Positionen zeigen was zuletzt bearbeitet wurde
  • nach Suche erfolgt die Navigation aus der Trefferliste zu Vorgang, Kunde, Fahrzeug, Artikel, Termin

Überblick über aktuelle Bearbeiter der offenen Vorgänge

  • Zuweisung von Arbeitsaufträgen prüfen nach Vorgangssuche Aktueller Bearbeiter
  • kein Vorgang kann verloren gehen
  • Arbeitsablauf in der Kfz Werkstatt durch Zuweisung zum Mitarbeiter steuern
  • papierlose Kfz Werkstatt durch Dateneingabe direkt am Arbeitsplatz des Mitarbeiters

Trefferliste zu Radsätzen mit Anzeige weiterer Suchoptionen im Dialog Zentrale nach der Aktion Suche ausführen

Materialbestellung, Wareneingang und Artikeldaten einpflegen

  • Anzeige aller Artikel aus Vorgangspositionen ohne ausreichenden Lagerbestand
  • Material Bestellliste und Wareneingangsliste durch Auswahl des entsprechenden Wareneingangstatus anzeigen
  • betreffende Vorgänge aus der Wareneingangsliste zum Bearbeiten aufrufen
  • Liefermenge der Artikel mit automatischer Bestandsführung speichern
  • Artikeldaten bei Lieferung gleichzeitig aktualisieren
  • neue Artikel anlegen

Artikel aus Wareneingangsliste im Dialog Einkauf aufgerufen und Feld Menge eingegeben, vor der Aktion Lieferung speichern zur Übernahme der Lieferung in den Lagerbestand

Bestellte Artikel mit Arbeitswert aus Katalogsystemen übernehmen

  • Bestellungen direkt aus STAkis-S, repdoc, Spektrum Live übernehmen
  • Artikel und Arbeitswerte dabei automatisch in den entsprechenden Vorgang übernehmen
  • manuelles Abtippen von Artikeln und Arbeitswerten entfällt
  • übernommene Arbeitswerte immer wieder verwenden
  • Übernahme kann jederzeit wiederholt werden
  • bei wiederholter Übernahme auszuschließende Positionen abwählbar

Audatex Kalkulationen übernehmen

  • Positionen einer Audatex Reparaturkalkulation importieren, prüfen und ohne Abtippen übernehmen
  • Die Kalkulationsdatei wird aus Audatex z.B. durch den Sachverständigen exportiert und zusammen mit der Kalkulation geliefert. Die enthaltenen Positionen der Kalkulation werden als Vorgangspositionen nach kmuBOX Auto zur weiteren Bearbeitung übernommen.
  • Durch diesen Import werden Fehler vermieden und Zeit eingespart.

DAT-Kalkulationen aus SilverDAT übertragen

  • einfache direkte Übertragung von DAT-Kalkulationen aus SilverDAT
  • übernommene Daten wieder verwenden
  • fehlerfrei durch automatische statt manuelle Übernahme

Automatische Bestandsführung und aktuelle Preise

  • importierte Artikel werden Übernehmen automatisch im Lager angelegt
  • exakte Bestandsüberwachung gegeben
  • doppelte Übernahmen ins Lager ausgeschlossen
  • erhöhten Verkaufspreis aus der Bestellung automatisch übernehmen

Positionen einer Stahlgruber Bestellung im Dialog Import nach der Aktion Importieren vor der Übernahme in den angezeigten Vorgang

Radsatzeinlagerung

  • Anzeige der Radsätze am Fahrzeug (Sommer, Winter, weitere)
  • Einlagerung, Auslagerung und Tauschen per Klick
  • Radsatztausch Sommer/Winter direkt möglich

Informationen je Radsatz im Beleg ausweisen

  • Profiltiefe, Schäden werden im Beleg neben der Serviceposition ausgewiesen
  • Suche über eingelagerte Radsätze zeigt freie Lagerorte an

Bearbeiten eines eingelagerten Radsatzes zum Fahrzeug mit den Aktionen Tauschen und Auslagern

Individuelle Datenabfragen

  • Datenabfragen für Marketing-Aktionen
  • Unterstützung von Gertronix beim Erstellen individueller Abfragen
  • Abfragen immer wieder verwenden

Datenabfragen als Schnittstellen verwenden

  • Datenabfragen automatisch als CSV-Datei exportieren
  • Datenübergabe an angeschlossene Systeme (z.B. DATEV, Kassenbuch, Tagesabschluss)
  • CSV-Dateien für eigene Kampanien und Serienbriefe verwenden

Kundenbindung durch schnelle gezielte Datenabfragen

Samstag Vormittag, Anruf beim Autohaus: "Guten Tag, Sie sprechen mit Herrn Meister, wie kann ich helfen? "Und hier ist Robby Klehm, Guten Tag. Mein Auto verliert Kühlwasser, vielleicht ist die Wasserpumpe auszutauschen. Können Sie mir bitte sagen, wieviel die Reparatur bei Ihnen etwa kostet?" ...

Ohne kmuBOX Auto

"Herr Klehm, was ist es denn für ein Auto?" ... "Ich habe zwei Autos bei Ihnen, der Meriva ist es." ... "Tut mir leid, ich bin gerade in der Werkstatt, nicht am Computer. Am Montag könnte ich alles heraussuchen und Sie anrufen."

  • Kunde weiß nicht mehr als zuvor, muss warten.
  • Auftrag unsicher, vielleicht verloren.
Mit kmuBOX Auto

"Einen Moment bitte, ich sehe schnell nach." ... Der Meister greift nach seinem Tablet. Seit kmuBOX Auto hat er es stets in der Nähe... "Klehm... Ah, ja hier. Ist es der Meriva?" ... "Ja." ... "Ok, ich sehe nach was eine Wasserpumpe in etwa kostet... Herr Klehm, Sie müssen etwa mit 250 € rechnen. Wenn Sie bis Mittag den Wagen vorbei bringen, nehme ich ihn heute noch an." ... "Danke, bin gleich da."

  • Kunde hat sich entschieden.
  • Auftrag gesichert.

Sichtprüfung der Datenabfrage DATEV Rechnungsausgangsbuch online für den eingegebenen Zeitraum vor der Aktion CSV-Export zur Übergabe der Rechnungsdaten

Berechtigungen schützen vor Zugriff auf sensible Daten

  • Mitarbeitern sind entsprechende Berechtigungen zugewiesen
  • unterschiedliche Berechtigungstufen
  • automatische Prüfung der Berechtigung vor jeder Aktion z.B. Datenänderung
  • keine Datenabfrage ohne entsprechende Berechtigung

Administration der Berechtigungen im Dialog Benutzer

Direkte Hilfe eingebaut

  • Dialoghilfe zum aktuell aufgerufenen Dialog
  • Beschreibung, wofür der Anwendungsdialog eingesetzt wird
  • Informationen zu den Eingabefeldern mit Hinweisen bei speziellen Funktionen
  • einheitlicher Aufbau der Hilfe

kostenfreie Hilfe und Anleitungen

  • Dialoghilfen sind optimale und jederzeit kostenfrei verfügbare Wissensquellen für neue und erfahrene Benutzer.
  • Gertronix dokumentiert alle Dialoge der Anwendung, alle Funktionen sowie Ein- und Ausgabefelder mit speziellen Eigenschaften.
  • Anleitungen zur Bedienung und speziellen Funktionen stehen im Kundenbereich zur Verfügung

Dokumentation zum Dialog Zentrale nach Klick auf Menü Hilfe

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